Por que quase todo mundo acha que precisa ir presencialmente?
Porque a maior parte do conteúdo que aparece no Google sobre o assunto foi escrita entre 2016 e 2018, quando a apostila realmente era um ato físico: um selo em papel de segurança colado no documento, feito no balcão.
Ainda hoje é fácil encontrar páginas de cartórios e de portais de referência dizendo que é preciso comparecer à serventia, ou orientando quem mora fora a enviar o documento para um familiar de confiança no Brasil. Essa informação não é maliciosa — ela simplesmente ficou velha e nunca foi corrigida.
O que mudou foi o Provimento CNJ 119/2021, que deu nova redação ao artigo 14 do Provimento 62/2017 e passou a prever o apostilamento de documentos independentemente de impressão em papel, desde que estejam em formato compatível para upload no sistema do CNJ e assinados eletronicamente. Em junho de 2022 entrou no ar a plataforma Apostil, gerida pelo Colégio Notarial do Brasil, que é onde os cartórios emitem a apostila eletrônica.
Ou seja: a resposta correta existe há quatro anos. O conteúdo que a maioria das pessoas encontra é que não acompanhou.
O que dá e o que não dá para fazer 100% à distância
Esta é a tabela que resolve a dúvida. A pergunta decisiva é sempre a mesma: o documento nasceu digital?
| Documento | Apostila digital? | O que você precisa saber |
|---|---|---|
| Certidão de nascimento, casamento ou óbito pedida em versão eletrônica | Sim | Nasce assinada eletronicamente. Vai por e-mail ao cartório e volta apostilada em PDF. |
| Certidão de inteiro teor em versão eletrônica | Sim | Mesmo caminho. É o formato mais pedido em processos de cidadania. |
| Antecedentes criminais federais (Polícia Federal) | Sim | Emitido em PDF, gratuito, validade de 90 dias. A apostila vence junto com ele. |
| Certidão antiga em papel que você já tem em casa | Não | Uma foto ou digitalização feita por você não serve. O caminho é pedir uma via eletrônica nova. |
| Diploma ou histórico escolar | Em geral não | Exige reconhecimento prévio da firma de quem assinou, na instituição de ensino. Etapa presencial no Brasil. |
| Documento físico de outro estado | Não | Pode ser exigido o reconhecimento do sinal público da serventia de origem, com custo e prazo extras. |
| Documento estrangeiro | Não | Documentos emitidos fora do Brasil se apostilam no país que os emitiu, nunca no Brasil. |
Muita gente digitaliza a certidão de papel que tem em casa e manda para o cartório achando que resolveu. Não resolve: o que a norma aceita é o documento emitido em formato eletrônico e assinado digitalmente pela serventia, não uma cópia escaneada por você. Se a sua certidão é de papel, o caminho mais rápido quase sempre é pedir uma via eletrônica nova, não tentar aproveitar a antiga.
Como funciona na prática, passo a passo
1. Confirme antes o que o país de destino exige
Esta é a etapa que mais gente pula e a que mais causa retrabalho. Antes de emitir qualquer coisa, é preciso saber se a autoridade que vai receber o documento aceita certidão digital, se exige inteiro teor em vez de certidão simples, se pede averbação específica e se exige tradução juramentada. Cada consulado e cada órgão de imigração tem exigência própria, e um formato errado significa documento recusado depois de pago.
2. Obtenha o documento em formato eletrônico
Certidões de registro civil podem ser pedidas em versão eletrônica, assinada e com código de verificação. Os antecedentes criminais federais saem em PDF direto do portal da Polícia Federal, gratuitamente e em minutos.
3. Envie a um cartório habilitado — de qualquer estado
Qualquer cartório autorizado pelo CNJ pode apostilar um documento emitido em qualquer estado do Brasil. Você não precisa recorrer ao cartório de origem da certidão. Confirme antes, por e-mail ou WhatsApp, se aquela serventia trabalha com documentos digitais recebidos à distância — nem todas trabalham, e é a pergunta que economiza a maior parte dos problemas.
4. Pague os emolumentos
O valor é tabelado pelo Tribunal de Justiça de cada estado e cobrado por documento, não por página. Uma certidão de inteiro teor com cinco folhas custa o mesmo que uma de uma folha.
| Estado | Apostila por documento (2026) |
|---|---|
| Rondônia — a mais barata do país | ≈ R$ 50 |
| Santa Catarina | ≈ R$ 62 |
| Distrito Federal | ≈ R$ 64 |
| São Paulo | ≈ R$ 158 |
| Minas Gerais — a mais cara do país | ≈ R$ 175 |
As tabelas são reajustadas todo ano, normalmente em janeiro, e alguns estados aplicam adicionais como fundo de segurança, ISS municipal ou taxa de selo. Confirme o valor final com o cartório antes de pagar.
5. Receba a apostila em PDF
A apostila eletrônica é salva em arquivo único, na sequência do documento, assinada pela autoridade apostilante e enviada ao endereço eletrônico que você informar. O prazo previsto em norma do CNJ é de até cinco dias úteis, mas em documentos digitais é comum sair no mesmo dia.
Perguntas que aparecem sempre
O consulado brasileiro pode apostilar meu documento?
Não. A apostila de documento brasileiro é emitida exclusivamente por cartórios habilitados em território brasileiro. Consulados e embaixadas não prestam esse serviço, e essa é uma das confusões mais frequentes de quem mora fora.
Posso mandar o documento pelos Correios?
Alguns cartórios aceitam receber documento físico pelo correio e devolver apostilado, mas cada serventia tem regra própria e é preciso combinar antes — inclusive o custo da postagem de retorno para o exterior. Para documento digital isso é desnecessário: tudo vai e volta por e-mail.
Preciso de procuração para alguém apostilar por mim?
Não. Qualquer pessoa pode apresentar um documento para apostilamento, sem precisar ser o titular. A apostila certifica a autenticidade da assinatura e do selo de quem emitiu o documento, não a identidade de quem faz o pedido.
A tradução juramentada também precisa ser apostilada?
Quando o país de destino exige tradução, a recomendação é que a tradução e o documento original sejam apostilados juntos. Isso significa duas apostilas e, portanto, custo dobrado — motivo pelo qual vale confirmar a exigência antes, e não depois.
A apostila vence?
A apostila em si não tem prazo de validade, mas ela não estende a validade do documento. Se você apostila uma certidão de antecedentes criminais, que vale 90 dias, a apostila deixa de servir junto com ela.
Quando você realmente precisa de ajuda
Se a sua certidão pode ser emitida em versão eletrônica e o país de destino aceita esse formato, o caminho acima é direto e você consegue fazer sozinho. Vale a pena tentar.
A coisa muda quando aparece qualquer uma destas situações:
- O cartório não encontra o registro, ou encontra com dados divergentes do seu passaporte.
- O documento é antigo, está em livro não digitalizado ou exige certidão de inteiro teor com averbações.
- É diploma, histórico escolar ou documento particular, que exige reconhecimento de firma presencial antes.
- Você não sabe qual formato o consulado ou o órgão de imigração do seu país vai aceitar — e um erro aqui custa uma vaga de atendimento perdida.
- São vários documentos de estados diferentes, para um mesmo processo de cidadania ou residência.
Nesses casos não é uma questão de burocracia, é uma questão de critério: alguém precisa decidir qual documento pedir, em que formato, e conferir antes de apostilar. É exatamente esse trabalho que fazemos.
Não sabe se o seu caso se encaixa?
Mande uma mensagem contando o país onde você mora, a finalidade do processo e qual documento você precisa. Respondemos com a análise inicial do seu caso, sem compromisso.
Fontes normativas: Resolução CNJ 228/2016; Provimento CNJ 62/2017, art. 14, com redação dada pelo Provimento CNJ 119/2021; plataforma Apostil, do Colégio Notarial do Brasil. A lista oficial de cartórios habilitados a apostilar está disponível no portal do CNJ. Valores de emolumentos são estimativas com base nas tabelas estaduais mais recentes e devem ser confirmados com o cartório escolhido.